Aprender como se organiza una reunión es muy importante, ya que esto permite que el mensaje que quieres hacer llegar sea presentado de la manera correcta. Lo ideal es que la conferencia cuente con un contenido interesante para el público, pero además que cuentes con un buen dominio del tema que vas a tratar.
En este artículo te daremos algunos pasos útiles sobre cómo organizar reuniones de trabajo y conferencias.
10 pasos para la planificación de reuniones y conferencias
El éxito de una conferencia empresarial se basa en la planificación que hagas de esta y la preparación que tenga el orador. A continuación, te damos algunos pasos para que puedas planificar una conferencia.
1. Establece los objetivos
Es necesario que establezcas cuál es el propósito de la conferencia empresarial o una reunión que quieres realizar. Por lo que es necesario que definas cuáles son los temas que se van a tratar y el orden en el que tienes pensado abordarlos. Es muy importante que los participantes conozcan la información con atención, de manera que puedan ir preparados sobre los temas que se trataran.
2. calcula un presupuesto
El presupuesto es un factor determinante, ya que no puedes planificar por completo o dar conferencia si no cuentas con los recursos económicos necesarios. Establecer el presupuesto te permite conocer cuánto dinero tienes disponible para pagar el local, materiales, pago de los oradores, transporte o logística, aperitivos o meriendas para los asistentes, entre otros gastos.
Una buena opción para ampliar un poco el presupuesto es recurrir al uso de patrocinantes, ya que estos pagaran por el patrocinio de la conferencia a cambio de hacer presencia a través de publicidad en el evento.
3. selecciona al o los oradores
Si no eres la persona que dictara la conferencia, es importante que selecciones quienes serán los oradores de la misma. Es importante que selecciones personas que manejen muy bien los temas que deseas sean tratados. Adicional que sean personas que cuenten con la habilidad de no solo hablar en público, sino que de verdad puedan conectar con quienes lo escuchan.
4. Selecciona el moderador
Es importante que una reunión de empresa o conferencia se seleccione de manera adecuada el moderador, ya que este será determinante para el éxito de la misma. No es necesario que la persona que convoca una reunión o conferencia sea el moderador, lo ideal es que sea una persona que maneje el tema y que tenga la habilidad de mantener el orden.
La función principal del moderador es establecer los tiempos de intervención de los participantes, evitar que el tema a tratar sea desviado, tomar notas importantes sobre la reunión para luego poder realizar un informe de la misma.
5. Selecciona la fecha y el lugar
Una vez que ya tienes clara la cantidad de invitados, es necesario que selecciones la fecha y el lugar de la conferencia o reunión.
Con respecto a la fecha, es importante que seleccionas una en la que no haya un feriado o periodo vacacional. Lo ideal es que sea una fecha en la que consideres que los invitados pueden asistir sin ningún inconveniente.
Para seleccionar el lugar, tienes que tener en cuenta la cantidad de invitados, si es un grupo muy grande puede que te toque alquilar un sitio en el que puedas llegar de manera uniforme a todo el grupo. Si se trata de una reunión con pocos invitados, selecciona una sala de conferencia para llevarla a cabo.
6. confirma el lugar del evento
Es importante que confirmes el lugar en el que tienes pensado realizar el evento, ya que de esta manera puedes estimar la cantidad de entradas que debes realizar. Así como la cantidad de personas que pueden ingresar a la conferencia. Al confirmar el lugar puedes comenzar a trabajar en las entradas del evento.
7. Realiza las entradas o invitaciones
Una vez que ya has establecido el tema de la conferencia, tengas el estimado de la los participantes y hayas establecido el lugar y la fecha, debes realizar las entradas. Es importante que las invitaciones sean muy bien elaboradas, en la que se indique la fecha, hora y el lugar de la conferencia o reunión.
También es importante que proporciones alguna información previa con respecto a los puntos y temas a tratar en la reunión. En el caso de una conferencia pública, es importante que la invitación indique cuál es el precio de la misma y los métodos de pago.
8. Dar a conocer las entradas y el precio de las mismas
Lo ideal es que anuncies la reunión con bastante tiempo de anticipación, mínimo unas dos semanas si se trata de una conferencia pequeña. En el caso de que se trate de un evento grande de 100 personas aproximadamente, debes comenzar como mínimo un mes antes a realizar la publicidad.
Al anunciarlo con tiempo, los interesados en participar pueden dejar la fecha como ocupada en sus agendas. Lo recomendable es que selecciones varios métodos de publicidad, de manera que tu evento tenga un mayor alcance.
9. Confirma el sistema de sonido y demás servicios
Días antes del evento es necesario que confirmes el sistema de sonido en el lugar donde vas a realizar la conferencia. También es necesario que confirmes los servicios adicionales como sillas si son necesarias, comida y bebidas. Es importante hacerlo días antes, de manera que si ocurre algún imprevisto puedes solucionar con tiempo.
10. El día antes de la conferencia
El día antes de la conferencia es importante que visites el lugar donde se realizaría el evento, confirmes el servicio de audio y supervises la logística de ingreso al establecimiento. También es importante que revises el programa de la conferencia y verifiques que todos los implicados en ella confirmen la presencia.
Otro de los puntos importantes es que tomes en cuenta la logística de transporte o el espacio para que los participantes puedan estacionar sus vehículos durante el tiempo que dure la conferencia.
Como hacer reuniones o conferencias es un arduo trabajo, ya que debes tomar en cuenta muchos detalles. Pero si sigues los pasos para una conferencia que te hemos dado, puede que no se te haga tan complicado la organización de tal evento. Aprovecha ahora y encuentra el mejor alquiler de sala de conferencias en la ciudad de barcelona.
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