Het kiezen van het ontwerp van een evenement kan een uitdaging zijn, omdat het het belangrijkste onderdeel is om ervoor te zorgen dat de vergadering zijn doelstellingen bereikt . Het goede nieuws is dat we enkele van de beste en meest populaire ontwerpen voor vergaderruimten hebben geselecteerd om u te helpen bij het organiseren van uw evenement.
Maar voordat we ingaan op de meest succesvolle ontwerpen voor vergaderruimten, laten we eerst de belangrijkste dingen bekijken die u moet weten tijdens het besluitvormingsproces.
Belangrijke aspecten bij het inrichten van een vergaderruimte
Houd rekening met de volgende aspecten voordat u het ontwerp van uw evenement plant:
Aantal deelnemers. Deze informatie helpt u bij het bepalen van de juiste stijl.
ruimte afmetingen . Meet de ruimte op en controleer of je genoeg ruimte hebt voor de meubels.
Bescherming en veiligheid. Overweeg welke veiligheidsvoorzieningen u nodig heeft, zoals rolstoeltoegang of vrije paden die naar nooduitgangen leiden.
Doelen. Houd ten slotte rekening met de doelstellingen van het evenement. Elke onderstaande vergaderruimte-indeling heeft zijn eigen voor- en nadelen.
Plan de verdeling van de evenementenruimte
Bepaal de sfeer en houd de zaken georganiseerd met een van deze soorten evenemententafelopstellingen . Voor elk voorbeeld hieronder vind je tips over hoe je het kunt gebruiken en voor welk evenement het het beste is.
Imperial of Boardroom Mount
Het imperiale ontwerp presenteert een klassiek ontwerp , het is eigenlijk een grote tafel die in het midden staat, omringd door stoelen. Een uitstekende stijl als u een bijeenkomst plant waarbij eten inbegrepen is, de keizerlijke maakt catering interessanter.
U-vormige configuratie of hoefijzerbevestiging
Dit ontwerp heeft de vorm van een hol vierkant, waarvan één zijde ontbreekt. De vrije ruimte in het midden fungeert als een push-podium , waardoor sprekers de kans krijgen om rond te lopen en contact te maken met de mensen rond de tafel.
Montage in Theater of Auditorium
Het is de favoriete stijl voor evenementen met zeer grote groepen . De opstelling is voorzien van een grote ruimte met rijen stoelen en vaak een podium waar de spreker staat of de presentatie plaatsvindt. Deze stijl is ideaal voor een groot aantal mensen, zoals een persconferentie of productlancering.
Montageschool of trainingsruimte
In dit ontwerp zie je kleine rijen tafels, met stoelen achter elkaar opgesteld in één richting, alsof het een klaslokaal is. Deze stijl is ideaal voor speciale evenementen, waarbij de deelnemers aantekeningen moeten maken . In sommige fasen zijn getrapte vlakken aangebracht om het zicht voor degenen achterin vrij te houden.
Banket- of cocktailopstelling
Als uw volgende evenement goed wordt bezocht en catering omvat, is de banket- of cocktaillay-out misschien precies wat u nodig heeft. Het is een zeer effectieve opstelling voor zakelijke bijeenkomsten en klantpresentaties. Dit ontwerp bestaat uit ronde of rechthoekige tafels, verdeeld over de ruimte, zodat mensen zich in kleine groepen kunnen concentreren.
Staande
Als het aantal deelnemers een van de hierboven getoonde verdelingen overschrijdt, kunt u een vergadering houden met de sta-ruimte van het publiek om de ruimte te optimaliseren en de aanwezigheid van alle gasten te garanderen. Het is geen comfortabele stijl, maar als de tentoonstelling kort is en je de boodschap bij meer mensen moet brengen, is dit het ideale ontwerp.
Belangrijke punten bij het creëren van de verschillende stijlen in de vergaderruimte
Ongeacht welk evenementontwerpidee je hebt gekozen, houd deze eenvoudige tips in gedachten, die op bijna elk ontwerp kunnen worden toegepast.
Groepeer deelnemers op basis van gedeelde interesses of leeftijd om het voor hen gemakkelijker te maken om contact te maken tijdens uw evenement.
Schik de tafels op unieke manieren om een dynamische sfeer te creëren, als u de lay-out kunt laten lijken op uw bedrijfslogo, zou dat geweldig zijn.
Markeer zitplaatsen voor VIP-gasten.
Als de gelegenheid erom vraagt, kunt u een familiale sfeer creëren , waar aanwezigen zich kunnen mengen en contact kunnen maken.
Sorteer de ruimte op basis van de grootte van de tafels. De hoge tafels gaan naar de randen van de kamer en de lage tafels naar het midden, zodat ze samenkomen in de richting van de spreker.
Ruimte helderheid
Hoewel het misschien niet zo lijkt, is het verlichten van een vergaderruimte een complexe aangelegenheid. Er zijn veel factoren waar je rekening mee moet houden. Bijvoorbeeld de intensiteit van het licht, de positie van de armaturen, de veranderende verlichtingsbehoefte, enz.
Om de verlichting optimaal af te stemmen op de vergaderruimte, volgt u de volgende tips:
Licht intensiteit. Verlichting is enorm belangrijk op de centrale plek van de vergaderruimte. Hier worden nieuwe projecten besproken, taken bijgehouden, videoconferenties gehouden en nog veel meer.
regelbare verlichting. Het is belangrijk om tijdens de vergadering de lichtintensiteit te beheersen. Als er bijvoorbeeld een videopresentatie is, moet de verlichting in de ruimte worden gedimd; of doe het licht helemaal uit als je geen aantekeningen gaat maken.
Stijl. Het creëren van een elegant en open interieurontwerp, met natuurlijke verlichting, zal helpen om uw vertrouwen te winnen. Als de ruimte gesloten is, kunt u een reeks opvallende hanglampen boven de vergadertafel plaatsen, die zeker een prettige indruk zullen maken.
Decoratie en basismeubilair voor een vergaderruimte
Als u een warme en gastvrije sfeer in een vergaderruimte, kies kleuren met een warmere temperatuur. Als u wilt dat uw vergaderruimte groter en frisser aanvoelt, kiest u best voor lichte kleuren. Wat het meubilair betreft, vertellen we u hieronder:
Ergonomische stoelen en tafels
De stoelen en tafels in een vergaderruimte gaan veel verder dan een combinatie van kleuren en designstijl; Het gaat ook om comfort en duurzaamheid. De stoelen moeten een goede zithouding garanderen , dit voorkomt afleiding door ongemak.
U kunt elke tafel kiezen die harmonie overbrengt op de omgeving , of het nu gaat om klassieke of keizerlijke vergadertafels, raadstafels, U-opstellingen, in formatie of voor werkgroepen. De ruimte moet zich snel aan alle omstandigheden kunnen aanpassen en er altijd goed uitzien.
kamer airconditioning
Een van de belangrijkste aspecten in een vergaderruimte is ervoor te zorgen dat de deelnemers een plezierige ervaring hebben.
Dit kan worden bereikt met een gezonde omgeving, die wordt beïnvloed door een optimale luchtvochtigheid. Een airconditioningsysteem maakt het mogelijk om de plaats te koelen tijdens een extreem warme dag of om de warmte te verhogen tijdens de winter, wanneer het buiten koud is.
kabel beheer
Het kan onaangenaam zijn voor deelnemers om een vergaderruimte binnen te lopen en overal rommelige kabels te zien. Om dit te voorkomen, gebruikt u componenten die helpen om kabels netjes te houden , zoals kabelmanchetten en vloerdoorvoertules. Schaf vergadertafels aan met aansluitmogelijkheden, zodat je kabels gemakkelijk onder de tafel wegwerkt.
Audiovisuele apparatuur en andere technologieën
Het eerste dat gasten opvalt als ze een vergaderruimte binnenlopen, is het scherm. Dit is een erg handige tool, omdat het communicatie op afstand , het bekijken van presentaties en het delen van schermen vanaf laptops, tablets en smartphones mogelijk maakt.
Maar een scherm alleen is niet genoeg, microfoons, speakers, camera's en goede snelle Wi-Fi-connectiviteit zijn ook noodzakelijk. Ook is een interactief whiteboard het ideale hulpmiddel voor een brainstormsessie .
Cateringservice
De cateringservice is een ander belangrijk element bij het plannen van een vergadering of evenement. Noodzakelijke pauzes bij evenementen voor lekker eten, een voedzaam drankje en tussendoortjes helpen deelnemers optimaal te presteren tijdens en na vergaderingen.
Comments